Follow up co to?

Follow up co to znaczy?

Follow-up to termin pochodzący z języka angielskiego, który oznacza dosłownie “podążanie za czymś”. W praktyce biznesowej odnosi się do działań podejmowanych po pierwszym kontakcie z klientem lub partnerem biznesowym – może to być przypomnienie, zapytanie o decyzję, dalsze kroki lub dodatkowe informacje. Follow-up ma na celu utrzymanie relacji, budowanie zaangażowania oraz wspieranie procesu sprzedaży lub współpracy. Skuteczny follow-up nie tylko zwiększa szanse na pozytywną reakcję odbiorcy, ale także pokazuje Twoje profesjonalne podejście i zaangażowanie.

Kiedy wysyłać wiadomości follow up?

Wybór odpowiedniego momentu na wysłanie wiadomości follow-up ma kluczowe znaczenie dla skuteczności tego działania. Czas ten zależy od kontekstu oraz rodzaju relacji z odbiorcą. Przykładowo, po wysłaniu pierwszej oferty warto przypomnieć się po około 2-3 dniach, co daje klientowi czas na zapoznanie się z propozycją, a jednocześnie utrzymuje kontakt “na świeżo”. W przypadku dalszych wiadomości follow-up przerwy mogą być dłuższe – zwykle tydzień lub dwa – aby nie przytłaczać odbiorcy i dać mu czas na przemyślenie decyzji. Warto także brać pod uwagę godziny wysyłki – wiadomości wysłane rano lub w godzinach pracy mają większe szanse na odpowiedź. Dostosowanie częstotliwości i czasu follow-upów do indywidualnych potrzeb klienta może przynieść najlepsze rezultaty.

W tej kwestii znaczenie ma także sektor, w którym działasz. Sektor B2C odnosi się do relacji biznesowych, w których firma bezpośrednio sprzedaje swoje produkty lub usługi konsumentom. W takiej sytuacji możesz wysłać takie wiadomości follow up jak:

• e-mail powitalny – wiadomość wysłana do osoby, która dołączyła do Twojej bazy adresowej. W takiej wiadomości możesz pokazać nowym osobom, co oferujesz w swojej strategii e-mail marketingu.
• follow up po wysłaniu oferty – odbiorca potrzebuje trochę czasu na zapoznanie się z ofertą. Jeśli z jego strony nie będzie żadnej reakcji, kolejnego dnia możesz wysłać kolejną wiadomość.
• wiadomość z podziękowaniem – możesz ją wysłać, jeśli ktoś kupił Twój produkt lub skorzystał z Twojej oferty.
• wiadomość odnośnie kampanii produktowej – obserwuj ruch na stronie i wysyłaj wiadomości follow up do tych osób, które odwiedziły Twoją stronę.
• wiadomość odnośnie bezpłatnego okresu próbnego – jeśli w swojej ofercie posiadasz produkt lub usługę, w ramach której możesz zaproponować darmowy okres próby, powiadom o tym Twojego odbiorcę, dzięki czemu będzie mógł sprawdzić, czy Twoja usługa spełnia jego potrzeby.
• badanie satysfakcji – poproś klientów o opinię Twojego produktu lub usługi. Dzięki temu będziesz mogła personalizować przyszłe wiadomości, wiedząc, jakie są problemy i oczekiwania klientów.
• wiadomość odnośnie porzuconej oferty – czasem klient porzuca koszyk, może to wynikać z wahania się nad korzyściami z danej oferty czy nawet z roztargnienia. Wiadomość follow-up jest skutecznym sposobem na skłonienie do dokończenia transakcji.
• prośba o feedback – dzięki opiniom klientów możesz pracować nad swoją ofertą, udoskonalając produkty lub wprowadzając nowe.

W sektorze B2B follow-up będzie wyglądać inaczej. To obszar działalności, w którym firmy sprzedają produkty lub świadczą usługi innym firmom. Pod względem wiadomości follow up może się to wydawać bardziej skomplikowane. W sektorze B2B możesz wysłać takie wiadomości follow-up jak:

• po pierwszej rozmowie lub spotkaniu,
• przypomnienie o ofercie lub propozycji,
• przypomnienie po braku odpowiedzi,
• przypomnienie o kończącej się promocji lub specjalnej ofercie,
• follow-u po zakończeniu projektu lub usługi,
• utrzymywanie relacji z klientem,
• prośba o opinię.

Wiadomości follow up vs cykle follow up

Wiadomości follow-up i cykle follow-up to dwa różne podejścia do komunikacji z klientem, które mają inne cele i zastosowania. Pojedyncza wiadomość follow-up to indywidualne przypomnienie wysyłane po określonym zdarzeniu, takim jak pierwsze spotkanie, przesłanie oferty czy zakończenie projektu. Jego celem jest podtrzymanie kontaktu, zebranie informacji zwrotnej lub doprowadzenie do konkretnej decyzji klienta.

Cykle follow-up to natomiast seria zaplanowanych wiadomości wysyłanych regularnie w określonym odstępie czasowym. Taki cykl pozwala na zbudowanie długotrwałej relacji i angażowanie klienta w sposób stopniowy. Cykle follow-up stosowane są najczęściej w kampaniach marketingowych i sprzedażowych, aby przypominać o produkcie, dostarczać wartościowe informacje, edukować klienta lub wspierać go na różnych etapach decyzji zakupowej.

Podsumowując, wiadomość follow up to jedna szansa i jeden sposób podejścia do klienta, podczas gdy cykl wiadomości follow up pozwala na testowanie różnych podejść i profilowanie klientów.

Dowiedz się również, co to jest newsletter i czy ma sens.

Follow up – kanały wiadomości

Dzisiaj istnieje wiele różnych kanałów komunikacji, które można wykorzystać do prowadzenia działań follow-up. Wybór odpowiedniego kanału zależy od specyfiki relacji z klientem, charakteru przekazu oraz preferencji odbiorcy. Oto najpopularniejsze kanały wiadomości używane w follow-upie.

E-MAIL

E-mail pozostaje jednym z najczęściej wykorzystywanych kanałów do follow-upów w biznesie. Jest formalny, łatwy do śledzenia i umożliwia załączenie dodatkowych materiałów, takich jak oferty, prezentacje czy dokumenty. E-maile są idealne do przypomnień o spotkaniach, przesyłania ofert czy podsumowań rozmów.

TELEFON

Telefoniczne follow-upy dodają osobisty charakter komunikacji. Rozmowa telefoniczna pozwala na bezpośrednie nawiązanie kontaktu, szybkie wyjaśnienie wątpliwości oraz natychmiastową reakcję na pytania klienta. Jest szczególnie efektywna w sytuacjach wymagających szybkiego podjęcia decyzji lub gdy konieczne jest zbudowanie głębszej relacji biznesowej.

WIADOMOŚCI SMS

Krótkie wiadomości tekstowe mogą być skutecznym sposobem na szybkie przypomnienie o ważnych terminach, potwierdzenie spotkań czy przesłanie krótkich informacji. SMS-y charakteryzują się wysoką wskaźnikiem otwarć i szybką reakcją, co czyni je idealnym narzędziem do komunikacji w sytuacjach wymagających natychmiastowej uwagi.

MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE

Platformy społecznościowe są doskonałym miejscem do budowania i utrzymywania relacji z klientami. Follow-upy na LinkedIn czy Instagramie mogą obejmować wysyłanie wiadomości prywatnych po nawiązaniu kontaktu, komentowanie postów czy udostępnianie wartościowych treści.

CZAT NA STRONIE INTERNETOWEJ

Po odwiedzeniu Twojej strony przez klienta możesz wykorzystać zautomatyzowane wiadomości follow-up.

APLIKACJE

Aplikacje, takie jak komunikatory internetowe oferują bardziej nieformalny sposób komunikacji, który może być atrakcyjny dla niektórych klientów. Są szczególnie przydatne w środowiskach, gdzie komunikacja musi być szybka i efektywna.

Jak napisać wiadomość follow up?

Pisanie skutecznych wiadomości follow-up wymaga umiejętności przemyślanej komunikacji. Dobra wiadomość follow-up powinna przypominać o wcześniejszym kontakcie, zachęcać do dalszych działań i budować pozytywne relacje z odbiorcą. Pisząc wiadomość follow-up, kieruj się następującymi zasadami:

1. Zastanów się, w jakim celu piszesz tą wiadomość.
2. Przekaż jasno, co masz do powiedzenia. W tym celu wykorzystaj pole tematu w wiadomości i nagłówek.
3. Pisz krótko i na temat.
4. Przypomnij kontekst kontaktu.
5. Zastanów się, kiedy jest najlepszy czas na wysłanie wiadomości.
6. Bądź otwarta na dalszą interakcję.

Skuteczna wiadomość follow-up to taka, która przypomina o wcześniejszym kontakcie, oferuje wartość i buduje zaufanie. Dzięki przemyślanej strukturze i uprzejmym tonie można efektywnie przypomnieć się klientowi bez nachalności, jednocześnie zwiększając szanse na odpowiedź i pozytywną reakcję.

Zobacz, jak zarabiać na Instagramie.